心配性ならプロジェクトマネージャーになりましょう

2023年12月1日2023年12月2日

この記事はGMOペパボディレクター Advent Calendar 2023の1日目の投稿です。

私は現在GMOペパボのSUZURI事業部でプロジェクトマネージャーとして日々働いています。そして突然ですが、極度の心配性です。

社内にプロジェクトマネージャー仲間がおらず、プロジェクトマネージャーを目指す同僚が欲しいなと日々思っていて色々情報収集してるんですが、「心配性はプロジェクトマネージャーに向いてる」という意味合いの情報をちらほらと見かける事があります。

私自身の事で振り返ってみると「あー思い当たるフシがあるな」と感じる事が結構あったので、私なりの解釈と私自身が不安に襲われた時にどうやって不安と戦っているかをまとめてみます。

「あるあるだわー」と共感してくれる人や、「私は心配性だからプロジェクトマネージャーなんかできない」と悩んでる人の背中を少しでも押してあげられたら幸いです。

結論：心配性がプロジェクトマネージャーに向いている訳

「心配性あるある」として「起きてもいない事を勝手に妄想して勝手に不安になる」という癖があります。この癖はシャワーを浴びてる時や布団に入った瞬間など、仕事以外の時間でも突然襲ってきます。非常に疲れます。考え出すと止まりません。

でもこの妄想、一見無意味にも見えますし、傍から見たら「あの人また勝手に一人で不安になってて気の毒だな」なんて思われがちですが、私はこの癖こそがプロジェクトマネージャーにとっては前向きな癖なんじゃないかなと思っています。

理由その1：様々なシミュレーションができている

「不安の妄想」をしてしまうという事は、要は「起きうる様々な問題のシミュレーションができている」という事でもあるのです。「あれは大丈夫かな、これも大丈夫かな、こっちは問題ないかな。」「これがだめならああしないと、あれがだめならこうしないと。」と、実は不安の妄想と戦いながら結果いろいろとシミュレーションができているのです。

さらに「様々な妄想をしてしまう」という事は、ちゃんとあなたがそのプロジェクトに対して主体的になれている証拠でもあります。プロジェクトの目的や規模感などが理解できており、スケジュールや予算も管理・把握しているという解釈ができるのではないでしょうか。

理由その2：率先して奔走できている

また心配性はいても立ってもいられなくなりがちです。「もう一度ちゃんと試算しよう」「デザイナさんと今一度スケジュールの擦り合わせをしよう」「先方へ念押しの電話しておこう」など、誰に言われる訳でもなく「不安を解消するために自ら奔走」し、解決に向けて主体的に動けてしまうのです。

ここで大事な事は「自分の不安の為」に奔走している訳ではなく、あくまで「プロジェクトの成功を揺るがしかねない不安の為」に奔走しているという事です。私は以前の投稿でも書きましたが、以下の3つの事を意識して日々プロジェクトマネージャーとして行動するようにしています。

背骨となるものをぶらさない覚悟
クリエイターが集中できる場を作る
一緒になって楽しむ主体性

以上の理由で、タイトルにもあるように「心配性な人こそプロジェクトマネージャーになろう」と思った次第です。

次に私が普段プロジェクトマネージャーとしてどのようにして不安と戦っているのかもまとめましたので、参考にしてみてください。

戦い方その1：不安を成長させないために即行動しよう

心配性な人は頻繁に不安に襲われます。そんな時は即行動に移しましょう。即行動。

「あれ？提出期限あってるよね？」「最終データの確認のヌケモレはないか？」「メールちゃんと届いているよな。。？」「◯◯さんにも確認してもらった方がいいのでは」などなど突然いろいろな不安に襲われます。

もしそれが就業時間中であれば、上長やメンバーに確認したり、資料やメールなどを見返したり、あなたができる事から即行動。ほんの0.1%でもいいので進捗があれば0％よりはるかに進んでいるんです。

当たり前の事を書いてるかもしれませんが「今みんな忙しいかな」とか「まあ大丈夫かな」とか、いろいろ言い訳を考えて動けない事はないですか？でもできる限り即行動する事をおすすめします。何より一人で勝手に心配しすぎない事が大事。もしかしたらその不安がチーム全体に影響する大きな問題になる可能性もある訳ですから。

万が一不安に襲われたタイミングが退勤後にお酒を飲んでいる時だったり、帰宅してお風呂に入っている時だったり、ゲームで遊んでる時だったり、布団に入った瞬間だったり、即行動に移せない時場合は、箇条書きでいいので夜中でも即メモする事をおすすめします。「あさイチで◯◯さんに確認」とか「明日12時になったら電話してみる」とか「MTGまでに試算し直す」とか。

私の場合、メモはslackの自分のDMに書いています。スマホならいつでも手元にありますし、自分宛てのDMなら誰にも見られないので夜中に適当に書きなぐっても誰の迷惑になりません。

何もしないよりも「メモする」という即行動に移す事で、少なからず不安の成長は止められます。この程度の手間も惜しんで脳内に留めておくと不安の種はどんどん成長するので危険です。

こぼれ話：ハッピーエンドのメモ

メモは箇条書きでもいいですが、少しでも不安を解消する為に「文章として書く」のも良い方法だと思ってます。文章はできればハッピーエンドのゴールまで書きます。

例えば「まず12時までに再度数値の確認をして間違いが無い状態にして改めて共有。その後画像の準備と資料をまとめて13時までに送ってハノイのホイさんで美味しいランチを食べる。午後は全部Bの案件に費やせるので、Bの案件もスムーズに片付けて定時で帰る。」みたいな。

もちろんこの通りにならない事が多いのですが、「不安が解消された後」もシミュレーションしてみると意外と結構すっきりしますよ。

戦い方その2：自分一人でできる範囲から行動しよう

全部の不安を自分一人で解決しろと言う訳ではありませんが、いきなり誰かを頼るのではなく、本当に小さな事でもいいので、まず自分一人でできる解決の糸口は何かを考えましょう。

ここで大事な事は「他人に委ねず、自分ができる範囲からシミュレーションする」という事です。不安に感じているのはまだあなただけなので、解決の糸口もまずはあなたの行動できる範囲でシミュレーションし、行動しましょう。

要はこういう事です。とても当たり前な事ですが大事なはじめの一歩です。

明日ちゃんと約束通り先方から回答が来るかな・・・
- →先回りして準備や根回ししておこう。あとまず電話しよう。
今日のあの説明でちゃんと伝わったかな・・・
- →重要ポイントを絞った資料を作って、あらためてお伝えしよう。質疑応答の時間を取ろう。
プロジェクト当初に作った試算シートのままで大丈夫かな。条件など変わってきてるし・・・
- →自分で新たに試算シートを作って検算してみよう。今後はそのシートで運用しよう。
チームメンバーで不安や不満をためている人はいないかな・・・
- →オフィスにいるメンバーには後でお菓子を持って雑談に行こう。明日の朝会でみんなに困りそうな事は無いか聞いてみよう。

上記の例は全て自分一人で解決できそうですが、もし解決までにチームメンバーの協力が必要であれば、チーム内での問題提起やスケジュール・予算の確認・調整など、プロジェクトマネージャーとしてプロジェクト全体を通して管理していきましょう。

こぼれ話：勝手に期待しない

不安解決の糸口を第三者に委ねる事は控える方が良いと考えています。どういう事かというと「メールに書いてたから見てるだろう」とか「資料で説明したから伝わってるだろう」とか「言わなくても察してくれるだろう」とか、第三者に対して勝手に期待しない事です。

もしその相手があなたの期待通りに動いてくれなかった場合、あなたは少なからず失望したりがっかりしたりしますよね。でも相手からしたら知らぬ間に勝手に期待されて、知らぬ間に勝手に失望されているだけなので、たまったもんじゃないです。

それはただ単に「ホウレンソウを怠っている」「信頼関係のあるチームが作れていない」だけです。まずは自らが動き、信頼関係を作りましょう。

戦い方その3：行動範囲を広げるため知らない事を極力減らそう

「よく知らない」という状態は不安のきっかけになりやすいので解消しましょう。知らない事が減ればそれだけ不安にも襲われにくくなります。

そもそもプロジェクトを進める上で「プロジェクトマネージャーがよく理解していない状態」というのはかなり良くない事です。判断もブレブレになりますし、チームからの信頼も得られません。

プロジェクトの内容に競合相手や類似の事例があるものであれば、自らが登録などをして実際に触れてみましょう。他の方がまとめた情報や資料を見るのも大事ですが、まず自ら触ってみる事がとても大事。

取引先があるのであればよく調べましょう。プロジェクトマネージャーならチームの中で一番詳しくあるべきです。

契約書などもちゃんと理解しておきましょう。最終的に契約書の内容が絶対にはなるので、認識のズレや確認のヌケモレはプロジェクトの失敗にもつながります。わからない言葉などはググったりChatGPTに聞けばすぐわかりますから。

またちょっとしたクエリの書き方を覚えたり、ChatGPTを使って分析したり、今まで誰かに頼んでいた事を自己解決できるようにしていきましょう。

他にも「メンバー間でスケジュールの認識がずれてるな」とか「MTGの雰囲気が暗いな」などチームの不安も、気づいたあなたが中心となってチームビルディングやファシリテーションの事を学んで実践していきましょう。このあたりは世の中に情報がいっぱいありますし、近くに上手な先輩がいると思うので、相談してみるのもいいですね。

こぼれ話：対面で「会う」

社内のチームはもちろん、外部企業など取引先があるプロジェクトの場合でも相手を知る事は重要です。

最近はほぼオンラインで打ち合わせを行うため、リアルで会わない事も増えてきましたが、やはり一度は対面で会っておく事を強くおすすめします。

プロジェクトの規模や期間によりますが、できればお食事会や飲み会などセッティングできるといいですね。

オンラインMTGではなかなか雑談の時間は取れませんが、オフラインであれば会議室への移動中だったりエレベーターの中だったり会議前後のちょっとした雑談から、相手チームのパワーバランスや担当者の趣味嗜好・職歴なども知る事ができます。また相手にも自分の人となりを知って貰える機会にもなります。結果コミュニケーションの幅も深さも広がり、プロジェクトマネージャーとしても動きやすくなる事が増えます。

まあこういうのは古い考えになっていくのかもしれませんが「対面で会わない方がよかったな」と思った事は一度もありません。