仕事

日々プロジェクトマネージャーとして「これは本当に大事だぜ!」と意識している事が3つありまして、昨年末にとあるプロジェクトのプロジェクトマネージャーとして参加したので、そこで実践した事を記事にまとめます。
この記事を読んで少しでもプロジェクトマネージャーを目指す人のお役に立てたら嬉しいですし、ロリポップに興味を持ってもらえたらなと思っています。

とあるプロジェクトとは

ホスティングサービスのロリポップ!レンタルサーバーが2021年11月で20周年を迎え、その記念としてイベントが計画されました。

ロリポップとは

220円からと手軽に始めやすく、WordPressサーバーとしてもすぐにWebサイトを構築でき、超高速なオールSSDで快適に使えるコストパフォーマンスの高いレンタルサーバーです。このブログもロリポで運営しています。おすすめです。

20周年イベントとは

毎年ロリポップでは「〇周年」記念ではキャンペーンなど行ってきたのですが、「20周年」という大きな節目において改めてユーザーのみなさまに愛着を持ってもらうような取り組みも重要と、いつもとは違った命題、温度感がありました。

プロジェクトチームはざっくりと以下の通り

  • 社内リソース
    • プロジェクト責任者・プロデューサー
    • プロジェクトマネージャー ← ここが私の役割
    • マーケ担当
    • デザイン担当
    • ブランディングレビュー担当
    • エンジニア担当
    • SNS担当
  • 社外リソース
    • アドバイザ
    • 印刷会社など

意識している事その1:背骨となるものをぶらさない覚悟

THE TEAM 5つの法則では「旗を立てろ!」と表現されていますが、要は「目的」です。背骨(目的)が無ければ考える頭も支えられないし、物を作る手足も動かせないので、私は目的を「背骨」と表現しています。

背骨(目的)はできる限りシンプルでわかりやすいものが良いですね。またプロジェクト終了まで使うものなので、とても大事なものです。その「大事さ加減」をチームに浸透させるのはプロジェクトマネージャーの重要な役割です。

今回の20周年プロジェクトの場合は「既存ユーザーのロイヤルティを高める事」を一番の目的(背骨)としました。

議論のたびに背骨を意識する、意識してもらう

次に「じゃあ何をすればロイヤルティが高められるかな」という議論になっていくわけですが、議論が活発になればなるほど目的はぶれがちです。活発な議論はとても良いのですが、目的がぶれるとプロジェクトは5億%絶対にうまくいかないのでプロジェクトマネージャーが交通整理をします。

ずれそうになったらその都度「それってどう見ればロイヤルティが高まったと言えるかな」とか「その指摘は正しいね、ただ今回のプロジェクトとは別に整理しておこう」とか「予算と工数がもっとあったらそこまでやりたいね!」とか「そのアイディア、新規ユーザー獲得に活かせそうだから別の機会によさそう」「私、ぶちゃけ全然理解できてないんですが、みんなわかってるって事で進めて大丈夫ですか?」など、随時交通整理をしていきます。ガードレールなんていう表現をされる事もありますね。

いろんなアイディアや懸念・指摘は確かに大事ですが、今回のプロジェクトで大事なのは「プロジェクトの成功=ロリポップ20周年イベントとして目的を果たす事」なので、ロリポップの別の話題や課題と冷静に切り分けていきました。

結果的に「やらない事」も明確になります。

今回のプロジェクトでは20周年どころではなく「100周年まであと80年」として未来も期待できるサイトの立ち上げと、「全力直球の感謝を伝える」ために実物のロリポらしい感謝状を届けたいというアイディアが生まれました。
逆に新規獲得強化のためのプロモーションはやらない事として分類しました。

私は何かあるたびに「それって背骨(目的)からずれてないかな?」などと、あえて声に出して言うようにしています。声出しの指差し確認は間違いないのでお勧めです。チームのみんなからも背骨(目的)が自然と声に出るようになったら、成功間違いなしです。

押し付けないで一緒に考える

プロジェクト進行中、指摘や悩みは随時現れてきます。また全然違うところからチャチャも入ったりしますが、「それは目的(背骨)と違うので・・・」と頭ごなしに目的を押し付けるのではなく、「目的(背骨)につなげるにはどうしたらいいか」を一緒になって考える事もプロジェクトマネージャーとしては重要な役割です。もしつながらなければ「残念だけどそれは別の機会だね、ありがとう!」と切り分けます。

一緒に考えるためにも、目的(背骨)をプロジェクトマネージャーが率先して意識している事がとても重要です。

意識している事その2: クリエイターが集中できる場を作る

これは非常に単純なのですが、クリエイターにはクリエイターにしかできない事に集中してもらうためです。

そのために主にやった事をリストアップします。

  • ミーティングの調整・設定
  • ミーティングのファシリテート
  • 議事録の作成
  • 進捗の報告
  • スケジュールの作成
  • スケジュールの調整
  • 予算の管理
  • 外部との調整
  • 稟議や契約書に関わる事
  • プレスリリースに関わる事
  • メルマガ、お知らせの文言作成
  • 悩み相談
  • などなど

これらを「用意」すればいいわけではなく、あくまでクリエイターの邪魔になる事を排除するため日々メンテを続ける事がプロジェクトマネージャーとして重要です。

そのためにクリエイターから「何に時間がかかってるか」「何が必要か」を聞き出す事もしますし、逆に「この報告、私がやりましょうか」「資料集めておきましょうか」と先回りして巻き取る・刈り取る行動も大事です。

今回、「あれもしたい」「これもしたい」「もっとしたい」「もっともっとしたい」という素晴らしいアイディアがあふれ、私としては予算・スケジュール内で最大限できるような調整に全力を注ぎました。
特に感謝状のクオリティに関しては、実現可能な印刷会社の選定から、下版ギリギリまでデザイナさんと印刷会社さんとで何度もやり取りを重ね、最終的には会社の垣根も超えたチームとなり、誰もが満足できる感謝状ができたと思います。本当に感謝。

社内リソースも東京と福岡に分かれており、なおかつ印刷物というオフラインコンテンツの制作でしたが、基本FBメッセンジャーとGoogleMeetでコミュニケーションを行ってもらいました。

デザイナー:福岡県
印刷会社さん:文京区・埼玉県
プロジェクトマネージャー:渋谷区・埼玉県

変な言い方ですが「この人になら色々任せても平気そう」と思われる事もプロジェクトマネージャーとしては大事なアピールかなと感じます。私の場合、自分ができる事を特殊武器と称して整理整頓しています。はじめてのメンバーとプロジェクトを進めるのであれば、しっかりと自己紹介をしておくのも大事です。

意識している事その3:一緒になって楽しむ主体性

よくプロジェクトチームを「同じ船に乗った船員」に例える事がありますが、その船に「乗せられた」のではなく「自ら乗った」という意識が重要で、まずプロジェクトマネージャーである自分自身はもちろんメンバーみんなにもその意識を持ってもらうように働きかける事がプロジェクトマネージャーの大事な役割です。

そのためにはプロジェクトマネージャーである自分が一番モチベーションを高く持つ事も大事です。私の勤務先のイズムの中に「リーダーが意欲を100%にできてこそ、メンバーからは70%返ってくる」というニュアンスの節があるのですが、まさにそうだなと思っていて、私はこの「意欲」を「楽しむ事」と置き換えて日々の言動で表現しています。

みんなと一緒になって一番楽しむ。

つまらないより楽しい方がいいですよね。

最後に

今回のプロジェクトは最終的に、20周年どころではなく「100周年まであと80年」として未来も期待できるサイトの立ち上げと、「全力直球の感謝を伝える」ために実物のロリポらしい感謝状を届けたいという施策が生まれました。

詳しい成果は述べられませんが、目標のKPIはおおむね大幅に達成する事ができました。

「20周年はあくまで通過点」がサイトのコンセプト
https://lolipop.jp/20th/

「飾っておきたくなる感謝状」がデザインコンセプト

仕事

なぜなら

理由はシンプルで、その資料は「残される方が使うものだからです。

補足説明

長い社会人経験の中で「去る方」も「残される方」も経験してきましたが、「資料は残される方が作ると良い」というやり方が現時点でのマイベストアンサーです。

去る方は良かれと思ってできる限りの細かい手順やノウハウ、トラブルやイレギュラー対応などまとめますが、残される方はまあ全部見ないですし、そもそもまだ起きてない事って頭に入らないですよね。。。(トラブルに見舞われてから慌ててみる印象)。
残された資料は言い方はあれですが去る方が残した「自叙伝」や「伝記」のようなイメージ。

それでも残された方としてはまとめてくれてるだけも十分にありがたいのです。
下手すると全く資料が残されてない場合もあれば、一番困ったのが「間違った事が書いてある引継ぎ資料」でした。まあ去る方からしたら「後の事は知らねえから適当に書いておくか」ってなる気持ちもわかります。

残される方として実際にやってみた事

そう言ってもやった事もない作業のマニュアルなんて作れないですし、聞きながらまとめるのも不安だったので、数年前私は「去る方が実際に行ってる作業を見ながら、その場で私が説明を受けたり質問する」という方法を取りました。

去る人が実際に作業をする時に声をかけてもらうようにして、同じ画面を見ながら「今の工程は何ですか?」など聞きながらメモを取っていくのです。

リアルタイムなコミュニケーションなので、わからないところはすぐ確認できますし、「あ!その画面キャプチャしてください!」とかお願いしたりもできます。
逆に去る方から「そうだ、ここはたまにエラーが出るから一度保存したほうがいいよ」などのアドバイスも自然と出てきます。

その場は作業優先なのでメモ程度にしておき、後ほど自分が使えるようにまとめます。まさに生命を宿すかのごとく「これから自らが使っていく資料」を作って育てていくのです。

このやり方、一見すると去る方からしたら邪魔くさいし面倒かなと思うのですが、自分でまとめなくて済むのでほとんどの人は協力してくれると思います。
その時は「え!作ってくれるんですか?じゃあ一緒に作業しましょう!」と横に椅子まで用意してくれました。

最後に

この話はどこかの書籍で見たとかセミナーで聞いたとかではく、私が実際に行ってみて「良いな」と感じた事をまとめましたので、根拠とか正しいかはわかりません。

「引継ぎ」が発生するシチュエーションというのは突発的であったり時間が取れない事が多い事が大体です。やり方も会社や人、職種によっても様々ですし。
なので、もし試せそうな機会があったら思い出していただければと。やってみて「なるほどな」と感じられたら幸いです。