引継ぎ資料は「去る方」ではなく「残される方」が作ると生命が宿ったと言う話

なぜなら

理由はシンプルで、その資料は「残される方が使うものだからです。

補足説明

長い社会人経験の中で「去る方」も「残される方」も経験してきましたが、「資料は残される方が作ると良い」というやり方が現時点でのマイベストアンサーです。

去る方は良かれと思ってできる限りの細かい手順やノウハウ、トラブルやイレギュラー対応などまとめますが、残される方はまあ全部見ないですし、そもそもまだ起きてない事って頭に入らないですよね。。。(トラブルに見舞われてから慌ててみる印象)。
残された資料は言い方はあれですが去る方が残した「自叙伝」や「伝記」のようなイメージ。

それでも残された方としてはまとめてくれてるだけも十分にありがたいのです。
下手すると全く資料が残されてない場合もあれば、一番困ったのが「間違った事が書いてある引継ぎ資料」でした。まあ去る方からしたら「後の事は知らねえから適当に書いておくか」ってなる気持ちもわかります。

残される方として実際にやってみた事

そう言ってもやった事もない作業のマニュアルなんて作れないですし、聞きながらまとめるのも不安だったので、数年前私は「去る方が実際に行ってる作業を見ながら、その場で私が説明を受けたり質問する」という方法を取りました。

去る人が実際に作業をする時に声をかけてもらうようにして、同じ画面を見ながら「今の工程は何ですか?」など聞きながらメモを取っていくのです。

リアルタイムなコミュニケーションなので、わからないところはすぐ確認できますし、「あ!その画面キャプチャしてください!」とかお願いしたりもできます。
逆に去る方から「そうだ、ここはたまにエラーが出るから一度保存したほうがいいよ」などのアドバイスも自然と出てきます。

その場は作業優先なのでメモ程度にしておき、後ほど自分が使えるようにまとめます。まさに生命を宿すかのごとく「これから自らが使っていく資料」を作って育てていくのです。

このやり方、一見すると去る方からしたら邪魔くさいし面倒かなと思うのですが、自分でまとめなくて済むのでほとんどの人は協力してくれると思います。
その時は「え!作ってくれるんですか?じゃあ一緒に作業しましょう!」と横に椅子まで用意してくれました。

最後に

この話はどこかの書籍で見たとかセミナーで聞いたとかではく、私が実際に行ってみて「良いな」と感じた事をまとめましたので、根拠とか正しいかはわかりません。

「引継ぎ」が発生するシチュエーションというのは突発的であったり時間が取れない事が多い事が大体です。やり方も会社や人、職種によっても様々ですし。
なので、もし試せそうな機会があったら思い出していただければと。やってみて「なるほどな」と感じられたら幸いです。

仕事役に立つ

Posted by wajimaf